A continuación, encontrarás consejos que te ayudarán a que tus reuniones sean más eficientes y productivas. Gracias a estas 10 claves tus reuniones serán más enfocadas y de calidad. Estas claves son aplicables tanto a reuniones online como presenciales

Antes de convocar una reunión, con el objetivo que sea, pregúntate si eso que pretendes resolver o discutir se podría solucionar con una llamada rápida, un correo, un chat, o por cualquier otra vía rápida de comunicación. Si la respuesta es sí, entonces mejor no convoques esa reunión.

Hemos normalizado tener las agendas llenas de reuniones. Sin embargo, a no ser que tu labor única sea gestionar, no deberíamos tener más de 1-2 horas de reuniones diarias para poder realizar las labores operativas del día a día.

Definir un objetivo ayudará a mantener el foco durante la sesión. Hacerlo, también ayudará a los intervinientes a entender mejor el propósito de la reunión.

Además de definir un objetivo principal, si fuera necesario, puedes definir objetivos secundarios que te ayuden en la consecución de los propósitos que giran entorno a la reunión. Estos objetivos también te ayudarán a estructurar el contenido de la sesión.

Trata de incluir solo a aquellas personas que tienen un papel determinante en la consecución del objetivo u objetivos de la reunión. Al final de la sesión todo el mundo debería haber aportado algo. Si alguien no habló, plantéate si era necesaria su presencia.

Desglosar los temas a tratar el tiempo destinados a cada uno te ayudará a mantener el foco de la reunión. De este modo, evitaremos la dispersión o entrar en debates estériles que eternizan las reuniones. Trata de seguir el guión y reconducir la reunión cada vez que se pierda el foco de la misma.

Definir un objetivo y una agenda permite a los invitados a venir más preparados. Procura incluir documentación, si fuera necesaria, que complemente la sesión y envíala por correo un tiempo antes. Cualquier labor de análisis, que se pueda realizar previa a la reunión, nos hará ganar tiempo y tratar los temas de la reunión de forma más eficiente y directa.

Incluso teniendo un objetivo y una agenda detallados, suele ser muy difícil terminar una reunión en hora. Lo normal, por desgracia, suele ser dejar temas por tratar. Esto se debe a que solemos estimar a la baja el tiempo de las reuniones.

Estimar al alza ayudará a poder tratar los temas con tranquilidad y así dedicarle el tiempo que merecen. De este modo, no se quedará nada en el aire ni harán falta segundas partes.

El cerebro humano es incapaz de mantener la concentración durante más de 45 minutos en una misma tarea. Si la reunión va a durar más de este tiempo, planifica descansos de, al menos, 5 minutos para ayudar a oxigenar la mente de los participantes. Los descansos ayudan a ser más productivos y a tener mejores ideas durante las sesiones.

En el contexto online actual, lo normal es encadenar unas reuniones con otras. No dejar espacio entre las mismas, provoca que la gente llegue tarde sistemáticamente y con la cabeza saturada. Intenta evitar reuniones que acaben a y media o a en punto.

Procura convocar reuniones de 15 y 45 minutos en lugar de 30 o 60 minutos. Cualquier persona estará encantada de tener 15 minutos de desconexión entre reunión para poder: descansar, tomar un café, ir al baño, prepararse la siguiente reunión, etc.

Demuestra que te importa el objetivo de la reunión y que valoras el tiempo de los participantes llegando unos minutos antes. Seguramente, la gente devuelva ese mismo respeto y se tomará más en serio la reunión y el objetivo para el que fue convocada.

Además, llegar el primero te ayudará a relajarte unos minutos antes del inicio de la sesión. Aprovecha este tiempo para repasar los puntos de la reunión, meditar o realizar cualquier otra actividad previa que te ayude.

Puede parecer algo no determinante para mejorar la eficiencia de una reunión. Sin embargo, al poner la cámara estamos mandando un mensaje de cercanía, creando un entorno más seguro y humano que hará que la reunión fluya de manera más natural. Además, no poner la cámara puede ser visto como una falta de respeto a tus compañeros.

Escribir un acta ayuda a recopilar toda la información relevante de la reunión. De esta manera, quedará todo centralizado y no se escapará nada. Lo ideal es designar a algún compañero de equipo para tomar notas mientras tú te dedicas exclusivamente a conducir la reunión.