Cómo tener reuniones más eficientes y productivas
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Cómo tener reuniones más eficientes y productivas

10 claves para mejorar la calidad de tus reuniones

A continuación, encontrarás consejos que te ayudarán a que tus reuniones sean más eficientes y productivas. Gracias a estas 10 claves tus reuniones serán más enfocadas y de calidad. Estas claves son aplicables tanto a reuniones online como presenciales

1. Convoca sólo las necesarias ⚠️

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Antes de convocar una reunión, con el objetivo que sea, pregúntate si eso que pretendes resolver o discutir se podría solucionar con una llamada rápida, un correo, un chat, o por cualquier otra vía rápida de comunicación. Si la respuesta es sí, entonces mejor no convoques esa reunión.

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Párate un segundo y reflexiona si esa reunión es realmente imprescindible.

Hemos normalizado tener las agendas llenas de reuniones. Sin embargo, a no ser que tu labor única sea gestionar, no deberíamos tener más de 1-2 horas de reuniones diarias para poder realizar las labores operativas del día a día.

2. Define un objetivo claro 🎯

Definir un objetivo ayudará a mantener el foco durante la sesión. Hacerlo, también ayudará a los intervinientes a entender mejor el propósito de la reunión.

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Además de definir un objetivo principal, si fuera necesario, puedes definir objetivos secundarios que te ayuden en la consecución de los propósitos que giran entorno a la reunión. Estos objetivos también te ayudarán a estructurar el contenido de la sesión.

3. Solo las personas imprescindibles 🙋🏻‍♀️

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Trata de incluir solo a aquellas personas que tienen un papel determinante en la consecución del objetivo u objetivos de la reunión. Al final de la sesión todo el mundo debería haber aportado algo. Si alguien no habló, plantéate si era necesaria su presencia.

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Procura limitar las reuniones a un máximo de 10 personas

4. Define una agenda ✅

Desglosar los temas a tratar el tiempo destinados a cada uno te ayudará a mantener el foco de la reunión. De este modo, evitaremos la dispersión o entrar en debates estériles que eternizan las reuniones. Trata de seguir el guión y reconducir la reunión cada vez que se pierda el foco de la misma.

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Definir un objetivo y una agenda permite a los invitados a venir más preparados. Procura incluir documentación, si fuera necesaria, que complemente la sesión y envíala por correo un tiempo antes. Cualquier labor de análisis, que se pueda realizar previa a la reunión, nos hará ganar tiempo y tratar los temas de la reunión de forma más eficiente y directa.

5. Sobrestima la duración de la reunión ⏰

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Incluso teniendo un objetivo y una agenda detallados, suele ser muy difícil terminar una reunión en hora. Lo normal, por desgracia, suele ser dejar temas por tratar. Esto se debe a que solemos estimar a la baja el tiempo de las reuniones.

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Dimensiona al alza sin miedo. Si sobra tiempo, la gente se irá feliz a disfrutar de un tiempo con el que no contaba.

Estimar al alza ayudará a poder tratar los temas con tranquilidad y así dedicarle el tiempo que merecen. De este modo, no se quedará nada en el aire ni harán falta segundas partes.

6. Planifica descansos 🧠

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El cerebro humano es incapaz de mantener la concentración durante más de 45 minutos en una misma tarea. Si la reunión va a durar más de este tiempo, planifica descansos de, al menos, 5 minutos para ayudar a oxigenar la mente de los participantes. Los descansos ayudan a ser más productivos y a tener mejores ideas durante las sesiones.

7. 45 min mejor que 1 hora ☕️

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En el contexto online actual, lo normal es encadenar unas reuniones con otras. No dejar espacio entre las mismas, provoca que la gente llegue tarde sistemáticamente y con la cabeza saturada. Intenta evitar reuniones que acaben a y media o a en punto.

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Tener descansos entre reuniones favorece la productividad y la creatividad mental

Procura convocar reuniones de 15 y 45 minutos en lugar de 30 o 60 minutos. Cualquier persona estará encantada de tener 15 minutos de desconexión entre reunión para poder: descansar, tomar un café, ir al baño, prepararse la siguiente reunión, etc.

8. Llega el primero 🕓

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Demuestra que te importa el objetivo de la reunión y que valoras el tiempo de los participantes llegando unos minutos antes. Seguramente, la gente devuelva ese mismo respeto y se tomará más en serio la reunión y el objetivo para el que fue convocada.

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Si esperas puntualidad y respeto, predica con el ejemplo

Además, llegar el primero te ayudará a relajarte unos minutos antes del inicio de la sesión. Aprovecha este tiempo para repasar los puntos de la reunión, meditar o realizar cualquier otra actividad previa que te ayude.

9. Pon la cámara (Online) 📸

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Puede parecer algo no determinante para mejorar la eficiencia de una reunión. Sin embargo, al poner la cámara estamos mandando un mensaje de cercanía, creando un entorno más seguro y humano que hará que la reunión fluya de manera más natural. Además, no poner la cámara puede ser visto como una falta de respeto a tus compañeros.

10. Escribe un acta de reunión ✉️

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Escribir un acta ayuda a recopilar toda la información relevante de la reunión. De esta manera, quedará todo centralizado y no se escapará nada. Lo ideal es designar a algún compañero de equipo para tomar notas mientras tú te dedicas exclusivamente a conducir la reunión.

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El acta es imprescindible para definir los próximos pasos

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Jesus Beas | 2022